Drs. Femmy Sahetapy, M.Si |
AMBON Tribun-Maluku.Com- Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 mengamanatkan tugas dari lembaga kearsipan adalah untuk membina kearsipan di daerah baik itu kearsipan yang ada di SKPD daerah, Badan Usaha Milik Negara yang ada di daerah, maupun instansi-instansi yang ada di Pemerintah Provinsi Maluku.
Demikian penjelasan Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Maluku Drs. Femmy Sahetapy, M.Si kepada Tribun-Maluku.Com diruang kerjanya Rabu (7/5/20140).
Menurut Sahetapy, yang menjadi kendala pada BPAD Promal adalah terbatasnya tenaga arsiparis dan anggaran, sehingga pihaknya hanya melakukan sosialisaasi baik kepada SKPD di provinsi maupun di kabupaten/kota.
Tahun 2014 BPAD Provinsi Maluku akan melakukan pendampingan Akusisi (penataan) Arsip kepada 6 sampai 10 SKPD baik Dinas, Badan maupun Biro dilingkungan Pemerintah Provinsi Maluku dengan menggunakan anggaran dari APBD.
Dikatakan, dirinya selalu diundang sebagai narasumber pada Kementerian Agama Provinsi Maluku saat melakukan kegiatan kearsipan dan itu dianggap baik karena sangat membantu dalam pengelolaan kearsipan pada instansi tersebut.
Pola penataan kearsipan dari instansi yang satu dengan instansi lainnya tidak berbeda, semuanya sama saja hanya fokus pembinaan kearsipan sangat membutuhkan tenaga arsiparis dan anggaran.
Jumlah tenaga kearsipan yang ada hanya 2 orang dengan kualifikasi pendidikan S1 dan D3 , namun mereka tidak mau menjadi tenaga fungsional sehingga BPAD lebih fokus pada penataan arsip statis, sedangkan arsip dinamis menjadi tugas dan tanggung jawab dari SKPD yang bersangkutan.
Akusisi (penataan) arsip akan dilakukan berdasarkan jadwal retensi untuk menilai apakah arsip tersebut umurnya diatas 10 tahun atau dibawah 10 tahun, selain itu untuk mengetahui apakah arsip tersebut bisa dimusnahkan atau tidak.
Sebagai contoh arsip yang bisa dimusnahkan seperti surat undangan, dan arsip yang tidak bisa dimusnahkan (parmanen) seperti arsip perencanaan.
Kini BPAD semenatara menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) dan diperkirakan bulan Juni 2014 Akusisi sudah dapat dilaksanakan.
Jadwa retensi ini sudah mendapat persetujuan dari Arsip Nasional RI dan Peraturan Gubernur, sehingga arsip yang umurnya diatas 10 tahun harus diserahkan kepada BPAD dalam bentuk asli bukan foto copy.(TM02)